วิธีการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยควรทำอย่างไร ?

วิธีการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยควรทำอย่างไร ? การแชร์ไฟล์เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจยุคใหม่

และด้วยการเปลี่ยนแปลงตามยุคสมัยมีการทำงานผ่านระบบรีโมทมากขึ้น บริษัทจำเป็นต้องแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว และปลอดภัยที่สุด ข้อมูลปัจจุบันส่วนใหญ่ถส่งข้อมูลผ่านเครื่องมือออนไลน์ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมควรเลือกบริการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงภัยคุกคามด้านความปลอดภัย และปกป้องข้อมูล เราอยากแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเลือกบริการแชร์ไฟล์ที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ ซึ่งการแชร์ไฟล์คอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นแบบสาธารณะ หรือส่วนตัวผ่านเครือข่ายขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึง ตั้งค่าจำนวนคนที่สามารถอ่าน ดู หรือแก้ไขไฟล์ตามระดับสิทธิ์ที่ผู้แชร์ไฟล์กำหนดเอาไว้ บริการแชร์ไฟล์มักมีพื้นที่การจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ให้จำนวนนึง

ความเสี่ยง และข้อดีของการแชร์ไฟล์

การแชร์ไฟล์เป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของธุรกิจ ช่วยซิงค์ข้อมูล และการทำงานร่วมกันระหว่างทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือระวังคุกคามความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์ทุกประเภท

ความเสี่ยง:

1. การเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน:
   หนึ่งในความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์คือ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจถูกเปิดเผย ไม่ว่าจะโดยบังเอิญหรือโดยเจตนา หากพนักงานขาดการศึกษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เหมาะสม หรือไม่มีนโยบายด้านความปลอดภัยขององค์กร ความเสี่ยงในการละเมิดข้อมูลจะสูงขึ้นมาก
   
2. ช่องโหว่ในการโจมตีทางไซเบอร์:
   บริการแชร์ไฟล์บางบริการขอให้คุณ bypass ไฟร์วอลล์เพื่ออัปโหลดหรือดาวน์โหลดไฟล์ ซึ่งกลายเป็นช่องโหว่ให้ผู้โจมตี
   
3. การดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ที่อาจเป็นอันตราย:
   หากมีไฟล์ที่เป็นอันตรายอยู่บนคลาวด์ที่แชร์ไฟล์ของคุณ พนักงานอาจเปิดหรือดาวน์โหลดไฟล์โดยไม่ตั้งใจ และทำให้ระบบของคุณได้รับมัลแวร์ สปายแวร์ หรือซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย

ข้อดี:

1. ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น:
   บริการแชร์ไฟล์เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง ช่วยให้ทีมสามารถเข้าถึงไฟล์ และข้อมูลที่สำคัญได้อย่างรวดเร็วทุกเมื่อที่ต้องการ
   
2. รวมไฟล์ไว้ที่ศูนย์กลางลดปัญหาความวุ่นวาย:
   ลดความซ้ำซ้อนของไฟล์ที่อาจมีหลายเวอร์ชั่นเช่น การเงิน การเงินอัปเดท การเงินล่าสุดเป็นต้น บริการแชร์ไฟล์ช่วยให้คุณสามารถเก็บไฟล์เหล่านี้เป็นเวอร์ชันล่าสุด และลดความวุ่นวาย
   
3. ป้องกันข้อมูลสูญหาย:
   บริการแชร์ไฟล์ง่ายต่อการอัปเดต และสำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณแบบเรียลไทม์ ช่วยลดผลกระทบจากความผิดพลาดของคอมพิวเตอร์ที่อาจเกิดขึ้น หรือการละเมิดข้อมูล

ประเภทของการแชร์ไฟล์มีหลายประเภท และวิธีการที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับประเภทของไฟล์ที่คุณกำลังแชร์ และคนที่คุณส่งให้ต่อไปนี้เป็นวิธีการทั่วไปในการจัดเก็บ และแจกจ่ายไฟล์ทางออนไลน์

โปรโตคอลการถ่ายโอนไฟล์ (FTP)

ระบบถ่ายโอนไฟล์ที่ใช้บ่อยที่สุดจนถึงปัจจุบันเรียกว่า File Transfer Protocol (FTP) FTP เป็นโปรโตคอลเครือข่ายที่ใช้ในการส่งไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์สองเครื่อง โดยเครื่องหนึ่งทำหน้าที่เป็นเซิร์ฟเวอร์ FTP อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงไฟล์หรือโปรแกรมที่แชร์จากไซต์เซิร์ฟเวอร์ FTP โดยใช้รหัสผ่านไซต์ FTP

ดีสำหรับ: ไฟล์ขนาดใหญ่หรือประเภทไฟล์ที่ผิดปกติ
ตัวอย่างโปรแกรม: Cyberduck, Firefox

เพียร์ทูเพียร์ (P2P)

การแชร์ไฟล์แบบ P2P ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อถ่ายโอนไฟล์โดยไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์กลาง ผู้ใในเครือข่ายนี้เรียกว่าเพียร์ โดยแต่ละเพียร์คือคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานแต่ละคนบนเครื่อข่าย ซึ่งเชื่อมต่อกับเครื่องอื่นๆ ที่มีไฟล์อยู่ และสามารถแชร์ผ่านอินเทอร์เน็ตได้

ดีสำหรับ: การแชร์ไฟล์ระหว่างคนกลุ่มเล็กๆ การแชร์ไฟล์ media เช่น ภาพถ่าย หนังสือ หรือภาพยนตร์
ตัวอย่างโปรแกรม: Skype

บริการคลาวด์

ด้วยบริการแชร์บนคลาวด์ ไฟล์จะถูกเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลออนไลน์ เมื่อผู้ใช้อัปโหลดข้อมูลไปยังที่เก็บออนไลน์หรือแพลตฟอร์ม URL ที่ไม่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้น เมื่อเจ้าของไฟล์แชร์ URL นี้กับผู้ใช้รายอื่น ก็จะให้สิทธิ์ในการดาวน์โหลดและแชร์ไฟล์ภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน

ดีสำหรับ: แชร์ไฟล์อย่างรวดเร็ว สร้างการสำรองข้อมูล
ตัวอย่างโปรแกรม: Dropbox, OneDrive, iCloud

ผู้ให้บริการอีเมล์

แม้ว่าคุณจะไม่คุ้นเคยกับการแชร์ไฟล์ประเภทต่างๆ แต่คุณน่าจะเคยใช้การแชร์ไฟล์ผ่านผู้ให้บริการอีเมลอยู่แล้ว ทุกครั้งที่คุณแนบไฟล์หรือเอกสารไปกับข้อความ แสดงว่าคุณกำลังถ่ายโอนข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต

ดีที่สุดสำหรับ: ไฟล์ขนาดเล็ก การแชร์ไฟล์แบบครั้งเดียว
ตัวอย่างโปรแกรม: Gmail, Outlook, Yahoo Mail

ที่เก็บข้อมูลแบบถอดได้

ที่เก็บข้อมูลแบบถอดได้ใช้ฮาร์ดไดรฟ์จริงหรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกในการถ่ายโอนไฟล์ คัดลอกข้อมูลไปยังแฟลชไดรฟ์ USB หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกอื่น ซึ่งผู้ใช้ปลายทางจะเสียบเข้ากับคอมพิวเตอร์เพื่อดึงข้อมูล

ดีสำหรับ: ไฟล์ขนาดใหญ่มากหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
ตัวอย่างโปรแกรม: USB sticks, ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก, CDs

วิธีการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยควรทำอย่างไร ?

เมื่อคุณจำกัดประเภทของบริการแชร์ไฟล์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณแล้ว คุณจะต้องเลือกบริการหรือผลิตภัณฑ์ซึ่งมีตัวเลือกมากมาย คุณควรเน้นย้ำสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณเวลาแชร์ไฟล์ และนี้คือข้อควรพิจารณาที่จะช่วยคุณตัดสินใจเลือกตัวช่วยที่ถูกต้อง

1. ความปลอดภัย:
   ระดับความปลอดภัยที่จำเป็นในบริการแชร์ไฟล์จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ และความละเอียดอ่อนของข้อมูลที่แชร์ ตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าแต่ละบริการมีการรักษาความปลอดภัยข้อมูลอย่างไรเพียงพอต่อความต้องการของคุณหรือไม่
   
2. สามารถเข้ากับระบบการทำงานของคุณได้:
   อย่าลืมตรวจเช็คให้แน่ใจว่าฟังค์ชั่นระบบของคุณใช้งานบริการแชร์ไฟล์ได้เช่น ตรวจสอบระบบปฏิบัติการ สเปคของเครื่องเป็นต้น
   
3. ข้อจำกัด:
   ก่อนตัดสินใจลงทุนในบริการแชร์ไฟล์ ให้คำนึงถึงข้อจำกัดเช่น จำกัดจำนวนไฟล์ที่แชร์ หรือจำนวนข้อมูลที่สามารถจัดเก็บได้

5 บริการแชร์ไฟล์ที่ดีที่สุด

แม้ว่าบริการเฉพาะที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ
แต่เราขอสรุปบริการแชร์ไฟล์ที่ดีที่สุดในมุมมองของเรามาให้คุณตัดสินใจกัน

1. Dropbox
โฮสต์ไฟล์ยอดนิยมที่มีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ การซิงโครไนซ์ไฟล์ และโซลูชันซอฟต์แวร์คลาวด์ส่วนบุคคลและระดับมืออาชีพ ผู้ใช้สามารถสร้างโฟลเดอร์ไฟล์ภายในเซิร์ฟเวอร์ Dropbox ซึ่งจะซิงค์กับอุปกรณ์ของผู้ใช้ที่เชื่อมต่อทั้งหมดเพื่อให้เรียกค้นได้ง่าย Dropbox Basic มีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 2 กิกะไบต์ ในขณะที่ Dropbox Plus มีพื้นที่ 1 เทราไบต์

ข้อดี: การเข้ารหัสอัตโนมัติ อนุญาตให้แชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Dropbox
ข้อเสีย: แผนบริการฟรี (Dropbox Basic) มีพื้นที่จัดเก็บจำกัด

2. Google Drive
หนึ่งในรายใหญ่รายแรกในการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ และการแชร์ไฟล์ Google Drive เป็นบริการแชร์ไฟล์ที่น่าเชื่อถือไม่ว่าจะเป็นแบบใช้งานส่วนตัว และทางธุรกิจ Google Drive อนุญาตให้ผู้ใช้เก็บไฟล์ และซิงโครไนซ์เนื้อหาดิจิทัลในอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อทั้งหมด ข้อมูลทั้งหมดที่แชร์จะถูกเข้ารหัสด้วยมาตรฐาน TLS ซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวกับที่ใช้ในการเข้ารหัสการเชื่อมต่อระหว่างหน้าเว็บต่างๆ ในอินเทอร์เน็ต

ข้อดี: อินเทอร์เฟซที่เรียบง่าย ฟรี 15 กิกะไบต์สำหรับผู้ใช้ใหม่
ข้อเสีย: จำเป็นต้องมีบัญชี Google สำหรับคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน

3. iCloud Drive
iCloud Drive เป็นบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของระบบปฏิบัติการของ Apple สามารถซิงค์ไฟล์ และจัดเก็บไฟล์ iCloud Drive นั้นมีประโยชน์หากคุณใช้ระบบที่เกี่ยวข้องกับ Apple อยู่แล้ว ซึ่งคุณสามารถติดตั้ง iCloud บน Mac เครื่องใหม่หรืออุปกรณ์ iOS จากนั้นก็ทำการซิงค์ซึ่งสะดวกและง่ายดาย

ข้อดี: ใช้งานได้สะดวก และง่ายกรณีที่คุณใช้ Apple และ iCloud ทั้งหมด
จุดด้อย: ยังไม่สามารถทำงานบน Windows ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และยังมีข้อจำกัดสำหรับผู้ใช้ระดับองค์กร

4. MediaFire
MediaFire เป็นผู้ให้บริการรายเล็กในด้านการจัดเก็บบนคลาวด์ แต่มีการเติบโตอย่างต่อเนื่องตลอดหลายปีที่ผ่านมา มุ่งเป้าไปที่ผู้ใช้ที่ต้องการโซลูชันการแชร์ไฟล์แบบง่ายๆ โดยไม่มีคุณลักษณะที่ซับซ้อนหรือขั้นสูง

ข้อดี: แบนด์วิดธ์ไม่จำกัด ดาวน์โหลดไฟล์ขนาดใหญ่พิเศษได้อย่างรวดเร็ว
จุดด้อย: ฟังก์ชันการทำงานร่วมกันที่จำกัด โฆษณาบนหน้าจอสำหรับผู้ใช้งานระดับทั่วไป

5. BigMIND
BigMIND จะแตกต่างจากตัวแชร์ข้อมูลอื่นๆ ตรงที่สามารถเก็บข้อมูลของคุณได้จากที่หลากหลายที่เช่น รวบรวมข้อมูลของคุณบน Google Drive. One Drive, Dropbox, Facebook มารวมอยู่บน BigMIND และทำการจัด Category โดยอัตโนมัติ รวมถึง search หาข้อมูลที่จัดเก็บเอาไว้อย่างง่ายดาย และคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลเหล่านี้ได้จากทุกที่ขอ

ข้อดี: ทำงานเบื้องหลังเงียบๆ มีการอัพข้อมูลขึ้น Cloud ให้แบบอัตโนมัติ
จุดด้อย: การแชร์ข้อมูลสำหรับองค์กร ต้องมีการตั้งค่าครั้งแรกให้ถูกต้อง

เราได้แนะนำตัวซอฟท์แวร์ที่น่าสนใจแล้ว ที่เหลืออยู่ที่คุณเป็นคนตัดสินใจว่า ซอฟท์แวร์ตัวไหนที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณที่สุด และอย่าลืมเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล ที่รัฐบาลจะประกาศใช้กฏหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในช่วงกลางปีหน้า ซึ่งเราจะมีแนะนำตัวซอฟท์แวร์ PDPA นี้ในอนาคต